La présente politique de confidentialité s’applique à l’ensemble des données, informations, documents, contenus ou éléments, quels qu’ils soient, qui pourraient être transmis à Sotera dans le cadre d’une demande de contact, de renseignement, de devis, de commande, de réalisation de prestation ou de tout échange préalable ou postérieur à la livraison du projet.
L’utilisation des services, du site web, des canaux de communication électroniques (incluant sans limitation messagerie instantanée, plateformes de communication digitale, formulaires, outils cloud, etc.) emporte acceptation pleine, entière et sans réserve de la présente politique de confidentialité.
Dans le strict cadre de la relation contractuelle, Sotera peut être amené à collecter, recevoir, stocker et traiter tout ou partie des informations suivantes, transmises volontairement ou communiquées par le Client :
— Nom, prénom, pseudonyme, raison sociale ou toute désignation identifiante,
— Coordonnées de contact : numéro de téléphone, pseudonyme de messagerie instantanée, identifiant de plateforme,
— Informations techniques : adresses d’accès, URL, identifiants de connexion, contenus textuels, images, fichiers, instructions techniques,
— Informations liées à la demande ou à l’exécution de la prestation : description du projet, besoins, attentes, contenus à intégrer, cahier des charges, instructions, retours ou validations,
— Tout autre élément strictement nécessaire à la bonne exécution des obligations contractuelles et à la réalisation de la prestation convenue.
Aucune collecte automatique ni traitement invisible ne sont effectués à l’insu du Client.
Aucune donnée dite “sensible” au sens des réglementations internationales (bancaire, médicale, biométrique, etc.) n’est sollicitée ni conservée par défaut, sauf stricte nécessité technique.
L’ensemble des informations transmises, recueillies ou échangées avec Sotera est utilisé exclusivement pour les finalités suivantes :
— Établir et gérer la relation contractuelle, traiter toute demande de contact, de devis ou d’information,
— Préparer, réaliser et suivre l’exécution des prestations commandées,
— Communiquer sur l’avancement du projet, recueillir les retours, effectuer les corrections, organiser la livraison et la mise en ligne,
— Permettre le respect des obligations contractuelles, techniques, administratives ou juridiques éventuellement applicables dans le pays de l’Exploitant.
Aucune donnée n’est exploitée, cédée, louée, vendue ou communiquée à des tiers à des fins commerciales, publicitaires, marketing ou de profilage, sauf consentement exprès du Client ou nécessité technique absolue (ex : sous-traitant technique, prestataire d’hébergement, outil d’intégration).
Les canaux de communication privilégiés sont ceux utilisés à l’initiative du Client ou validés lors de la prise de contact (messagerie instantanée, plateforme, téléphone sécurisé, formulaire, etc.).
Aucun canal alternatif, non validé ou non sollicité par le Client, n’est imposé par Sotera.
Sotera met en œuvre, dans la limite de ses moyens, des mesures techniques, organisationnelles et procédurales visant à protéger, dans la mesure du possible, la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations transmises.
Le Client est néanmoins averti des risques inhérents à l’utilisation de tout outil électronique, cloud ou plateforme numérique, et accepte que la sécurité absolue ne peut être garantie en cas de force majeure, d’incident externe ou de faille technologique indépendante de la volonté de l’Exploitant.
Les informations et documents transmis sont conservés pendant une durée strictement limitée à l’exécution de la prestation, au suivi administratif du projet, et, si nécessaire, à la gestion de toute réclamation ou preuve d’exécution.
Cette durée n’excède jamais ce qui est strictement nécessaire au regard de la finalité du traitement, sauf obligation légale ou exigence technique d’archivage, ou sauf demande expresse et écrite du Client de suppression anticipée.
Le Client demeure seul responsable de la sécurité de ses propres accès, identifiants, codes, mots de passe, et informations confidentielles communiquées. Il doit signaler immédiatement toute suspicion d’usage non autorisé ou d’incident de sécurité par les moyens déjà utilisés lors des échanges avec Sotera.
Le Client dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification, de suppression ou d’opposition à l’utilisation de ses informations personnelles ou professionnelles, dans la limite de la législation applicable au siège de l’Exploitant et sous réserve du respect des obligations contractuelles, de sécurité et de preuve.
Toute demande d’exercice de droits doit être transmise par le même canal utilisé pour la gestion du projet (messagerie instantanée, plateforme, formulaire, etc.), accompagné d’éléments permettant d’authentifier l’auteur de la demande.
Sotera s’engage à traiter toute demande dans un délai raisonnable, hors cas de force majeure ou de difficulté technique indépendante de sa volonté, et se réserve le droit de refuser toute demande manifestement abusive, non justifiée ou incompatible avec la bonne exécution du contrat.
Aucune adresse e-mail ou contact nominatif officiel n’est publié, diffusé ou exploité à des fins de communication.
Tous les échanges sont réalisés par les canaux de communication choisis ou validés lors de la prise de contact initiale.
Aucune correspondance non sollicitée, aucun canal tiers non approuvé ne sera traité, ni pris en compte comme valable dans le cadre de la relation contractuelle.
Le Client s’engage à utiliser exclusivement les canaux sécurisés et validés pour toute demande, réclamation, question ou transmission d’informations sensibles.
Sotera décline toute responsabilité en cas de tentative de contact ou de transmission d’informations via des canaux non validés, ou en cas de phishing, usurpation, ou fraude impliquant des coordonnées non officiellement communiquées par l’Exploitant.
Aucun transfert systématique de données hors du pays du Client n’est opéré, sauf utilisation, imposée par la prestation, d’outils techniques, d’hébergement ou de plateformes cloud dont les serveurs peuvent être situés à l’étranger.
Le Client reconnaît et accepte que l’utilisation d’outils numériques implique, de facto, un traitement pouvant être internationalisé, sous la seule responsabilité technique des prestataires concernés.
Sotera s’efforce de choisir des solutions présentant des garanties raisonnables de sécurité et de confidentialité, sans toutefois pouvoir être tenu responsable d’un incident indépendant de sa volonté chez un tiers technique ou un fournisseur d’infrastructure.
La présente politique de confidentialité est susceptible d’être adaptée, mise à jour ou modifiée à tout moment, sans préavis, pour tenir compte de l’évolution des outils, des prestations, des technologies ou du contexte juridique local de l’Exploitant.
La dernière version applicable prévaut sur toute version antérieure ou contradictoire.
L’utilisation continue des services, après notification ou publication d’une nouvelle version, vaut acceptation des modifications.
Toute question, demande de précision, requête ou réclamation liée à la confidentialité, à l’accès, à la rectification ou à la suppression des informations doit être formulée par le canal sécurisé initialement utilisé dans la relation contractuelle.
Aucune réponse n’est garantie en dehors de ces canaux officiels.
En cas de difficulté persistante ou de désaccord sur le traitement des informations, les parties s’engagent à rechercher prioritairement une solution amiable via les moyens d’échange déjà validés, avant tout recours à une médiation ou à une juridiction quelconque.